Ogni uscita didattica comincia con un PDF e finisce con un foglio a quadretti pieno di crocette. In mezzo ci sono duecento fotocopie, i tagliandi che tornano senza nome e la conta dei soldi fatta due volte perché non ti fidi più di quello che hai scritto. Questo articolo racconta come ho smesso di lavorare così, e cosa ho imparato provando a sistemare la cosa.
Il lavoro vero non è scrivere la circolare
Scrivere la circolare di un’uscita porta via mezz’ora. Il teatro ti manda le informazioni, tu le riordini, aggiungi gli orari, la quota e le solite regole sugli zaini e sulle registrazioni. Fatto.
Il lavoro vero comincia dopo. Duecento fogli identici distribuiti in cinque classi, e duecento tagliandi che devono tornare indietro firmati. Qualcuno lo riporta il giorno dopo, qualcuno alla scadenza, qualcuno mai. Su un tagliando manca la classe. Su un altro c’è una firma e basta, e tu non sai di chi sia perché il cognome è scritto in un modo che potrebbe essere di tre alunni diversi.
Allora nasce il foglio a quadretti: l’elenco della classe, una colonna per il tagliando, una per la quota. Ogni volta che qualcosa cambia, una crocetta. Ogni volta che il foglio diventa illeggibile, lo riscrivi. E il giorno prima della partenza fai la conta finale, di solito due volte, perché quel foglio ormai è pieno di correzioni.
Tre problemi che sembrano piccoli e non lo sono
1. Il tagliando anonimo
Un tagliando che arriva senza nome leggibile costa due telefonate o un giro fra i banchi a chiedere “questo è tuo?”. Il rimedio è banale e nessuno lo applica, perché applicarlo a mano vuol dire scrivere duecento nomi: stampare il nome dell’alunno già sul tagliando. Se il foglio che do a Giulia ha scritto Giulia, il problema sparisce del tutto.
2. L’orario sbagliato sul volantino
Il documento del teatro dice “inizio spettacolo ore 9.00”. Quella non è l’ora in cui le famiglie devono portare i figli a scuola, ma è l’unico orario scritto nel PDF, ed è quello che finisce sul volantino quando si copia in fretta. Duecento famiglie leggono l’orario sbagliato e tu passi la mattinata a rispondere ai messaggi.
La lezione qui vale anche fuori dalle uscite: le tre ore vanno tenute separate. Ora di partenza da scuola, ora di inizio, ora di rientro. Se le tieni in tre caselle diverse non le confondi, né tu né chi ti aiuta a scrivere.
3. La riga che costa soldi alle famiglie
“In caso di assenza il biglietto non viene rimborsato.” È una riga che si taglia volentieri per far stare tutto in una pagina, ed è esattamente quella che non va tagliata. Le condizioni che costano soldi a una famiglia devono restare scritte sul foglio che la famiglia firma, altrimenti la discussione arriva dopo, ed è peggio.
Cosa ho fatto, in pratica
Ho costruito una piccola app che fa una cosa sola: prende l’elenco di una classe e stampa un foglio A4 per ciascun alunno, con la circolare sopra e il tagliando di adesione in fondo, già compilato con nome e classe. L’ho chiamata UscitaPronta.
Sul tagliando, accanto alla firma, c’è un piccolo QR. Quando il foglio torna indietro lo passo davanti alla webcam del portatile, uno dopo l’altro, e l’elenco dei partecipanti si aggiorna da solo: chi ha consegnato, chi ha pagato, chi manca ancora. Il foglio a quadretti non esiste più, e alla fine l’elenco per la segreteria esce in Excel con un clic.
La regola che mi sono dato prima di scrivere il codice
Qui dentro ci sono nomi e cognomi di minori, quindi la regola l’ho scritta prima ancora dell’app: l’elenco della classe non esce dal computer con cui prepari l’uscita. Non c’è nessuna funzione che lo mandi a un server, nemmeno al mio.
Anche il QR è stato pensato così: dentro non c’è il nome, c’è un codice di quattro caratteri che significa qualcosa solo dentro il tuo browser. Se un foglio si perde per strada, quel codice non porta a nessuno. E se usi il telefono per scansionare i tagliandi girando fra i banchi, fra telefono e computer passano solo quei quattro caratteri, per poche ore, e poi si cancellano da soli.
C’è un rovescio della medaglia, ed è giusto dirlo: siccome i dati vivono nel browser, se svuoti i dati del sito le uscite spariscono. Per questo c’è un pulsante che salva tutto in un file sul disco, e conviene usarlo.
E l’intelligenza artificiale?
Serve per la parte noiosa: leggere il PDF del teatro e ricavarne la bozza del volantino. Titolo, data, durata, quota, le regole per il pubblico. È una bozza, e l’app lo dice chiaro, perché date e prezzi sono esattamente le cose che un modello sbaglia più volentieri. Quello che il modello non sa proporre lo lascia vuoto, invece di inventarlo: un campo vuoto lo vedi subito, una data plausibile e sbagliata no.
All’IA arriva solo il documento dell’ente esterno, mai l’elenco degli alunni. Non è un dettaglio tecnico: è il motivo per cui posso usarla senza pensarci due volte.
Se vuoi provarla
Dentro l’app c’è un’uscita di esempio con dieci alunni inventati, e si può lavorare per intero: stampi i fogli veri, ritagli un tagliando, lo inquadri e lo vedi diventare “consegnato”. Serve a capire in cinque minuti se ti fa risparmiare tempo davvero. Per le tue uscite, con le tue classi, serve la chiave: costa 9,90 € una volta sola, senza abbonamenti.
Qui c’è la pagina di UscitaPronta, con le schermate e le domande che mi sono fatto anch’io prima di scriverla.
Se organizzi uscite e hai un tuo sistema che funziona, scrivimi: la parte che mi interessa di più non è l’app, è capire come fanno gli altri a non impazzire.
